Q&A – digital signering av hyresavtal

Det blir allt vanligare att avtal signeras elektroniskt istället för skriftligen på papper, speciellt i dessa tider med social distansering och distansarbete. Vi på Brick Advokat får just nu många frågor kring elektronisk signering av hyresavtal och eftersom många har likartade funderingar tänkte vi dela med oss av tre vanliga frågor som besvaras av advokaten Sofia Kämmerling och biträdande juristen Linnea Hjalmarsson.

Är en elektronisk signatur juridisk bindande?

Svar: I jordabalken, där ingåendet av hyresavtal regleras, finns inget formkrav för hur hyresavtal ska utformas utan hyresavtal kan ingås både skriftligen och muntligen. Ur bevissynpunkt är det dock att rekommendera att ingå hyresavtal skriftligen för att i efterhand dels kunna visa på vad avtalet innehåller, dels för att kunna visa att behörig person undertecknat hyresavtalet. På samma sätt som en vanlig underskrift på papper är således en digital signatur juridisk bindande om den gjorts av behörig person. Det är därför viktigt att se till att den digitala signeringen uppfyller en säkerhetsnivå som gör det möjligt att lita på att rätt person undertecknat. Om parterna kommit överens om formkrav gällande hur hyresavtalet ska undertecknas gäller dock vad parterna kommit överens om i första hand.

Hur kan vi vara säkra på att behörig firmatecknare undertecknat handlingen när det sker digitalt?

Svar: Regler kring digitala signaturer regleras på EU nivå genom EU-förordningen nr 910/2014, förkortad eIDAS. Av eIDAS framgår vilka krav som ställs för olika typer av digitala signaturer. Man brukar härvid skilja mellan enkel elektronisk underskrift, avancerad elektronisk underskrift och kvalificerad elektronisk underskrift.

Vid en enkel underskrift räcker det att personen kan identifiera sig på något sätt, t.ex. genom mejl, per sms eller lösenord. Det är den enklaste formen av digital underskrift.

På en avancerad elektronisk underskrift ställs högre krav och där måste signaturen vara unikt kopplad till undertecknaren, kunna identifiera undertecknaren, vara skapad genom data som endast undertecknaren kan använda samt kunna kontrolleras så att eventuella förändringar på underskriften eller dokumentet som görs på dokumentet i efterhand kan upptäckas. BankID är ett exempel på en avancerad elektronisk underskrift och om den som undertecknar identifierar sig med hjälp av BankID anses det uppfylla kraven för att skapa en avancerad elektronisk underskrift. Om autentisering endast sker genom att den som undertecknar får en kod via e-post eller sms, så är det alltså som utgångspunkt inte fråga om en avancerad elektronisk underskrift.

Gällande kvalificerade underskrifter så är detta den formen där det ställs högst krav med bl.a. tillstånd och aktiv övervakning av tillsynsmyndigheter.

För att känna sig trygg i att behörig person undertecknat bör man kräva att avtalet ingås genom avancerad elektronisk signatur, d.v.s. genom exempelvis BankID.

Går det att använda digitala underskrifter vid hyresavtal med en utländsk hyresgäst eller en hyresgäst med utländska firmatecknare?

Svar: Ja, det går bra. Eftersom inte alla länder har BankID är det dock viktigt att kolla upp vilka alternativ som finns i det aktuella landet och det är då önskvärt att tjänsten stöder identifikation med motsvarande utländsk form av e-legitimation.